Kā organizēt rēķinu apmaksas procesu

Saturs

• Atrodiet rēķinu apmaksas staciju
• Organizējiet rēķinus par papīru
• Organizējiet savus elektroniskos rēķinus un izrakstus
• Ieplānojiet iknedēļas laiku rēķinu apmaksai
• Samaksājiet savus rēķinus
• Iesniedziet rēķina papīra kopijas

Atsauksmi iesniedza Pegijs Džeimss ir CPA ar 8 gadu pieredzi korporatīvajā grāmatvedībā un finansēs, kas šobrīd strādā privātā universitātē, un pirms grāmatvedības karjeras viņa 18 gadus pavadīja laikrakstu reklāmā. Viņa ir arī ārštata rakstniece un biznesa konsultante. Raksts pārskatīts 2020. gada 11. jūlijā Read The Balance’s

Papildus daudziem citiem pienākumiem daudzas strādājošās māmiņas uzņemas arī apmaksāt ģimenes ikmēneša rēķinus. Dažiem no jums tas varētu būt viens no jūsu iecienītākajiem uzdevumiem. Tomēr tas ir svarīgs. Bez organizētas rēķinu apmaksas sistēmas maksājumus var nokavēt vai vispār nokavēt, kā rezultātā tiek iekavētas nokavējuma naudas, soda naudas un augstākas procentu likmes. Novēloti maksājumi var arī sabojāt jūsu kredītu.

Šo pakāpenisko risinājumu varat izmantot, lai organizētu rēķinu apmaksas procesu un uzturētu to organizētu. Jums būs nepieciešams dators, plastmasas vai kartona atvilktņu komplekts, atkritumu tvertne, papīra smalcinātājs, sarkana pildspalva, piezīmju grāmatiņa, marķieris, 10 "x 13" aploksnes un zīmogi.

Atrodiet rēķinu apmaksas staciju

Rēķinu apmaksa būs ātrāka un vienkāršāka, ja jums ir noteikta rēķinu apmaksas stacija, kurā varat sēdēt. Tam nav jābūt lielai vietai: mazs galds virtuves stūrī, plaukts jūsu mājas birojā vai vienkārši grozs, kurā turēt rēķinu apmaksāšanas rīkus un piederumus.

Organizējiet rēķinus par papīru

Mūsdienās lielākajai daļai uzņēmumu ir norēķinu iespēja bez papīra, taču, ja jūs joprojām saņemat rēķinus par papīru, varat tos izpildīt, veicot šīs darbības. Atveriet tos, tiklīdz viņi ieradīsies.

Izmantojot sarkanu pildspalvu, katras aploksnes priekšpusē atzīmējiet termiņu un parādu. Pievērsiet īpašu uzmanību termiņiem, jo ​​tie ne vienmēr ir vienādi katru mēnesi. Izlasot rēķinu, iezīmējiet visus jautājumus, kurus apšaubāt, lai vēlāk varētu ērti sekot šiem jautājumiem.

Pārstrādājiet visus aplokšņu pildītājus, kas neietver nekādu personisku informāciju, piemēram, īpašus piedāvājumus vai reklāmas citiem produktiem. Sasmalciniet visu, uz kura ir personiska informācija. Ja jums nav smalcinātāja, varat atrast tādu, kuru varat izmantot biroja piederumu veikalā par nelielu samaksu.

Visbeidzot, glabājiet nesamaksātos rēķinus plastmasas vai kartona atvilktņu sistēmas augšējā atvilktnē.

Organizējiet savus elektroniskos rēķinus un izrakstus

Izmantojiet atsevišķu e-pasta adresi elektroniskajiem rēķiniem, bankas izrakstiem, ieguldījumu pārskatiem utt. Tas nodrošinās, ka jūs nepamanīsit elektronisko rēķinu citu saņemto e-pastu vidū.

Tiklīdz saņemat e-pastus, skatiet savus rēķinus un izrakstus tiešsaistē. Apstipriniet, ka piekrītat visām izmaksām un maksājamajai summai. Ja konstatējat neatbilstību, tad izdrukājiet dokumentu, iezīmējiet uzlādi un ievietojiet papīru plastmasas vai kartona atvilktņu sistēmas augšējā atvilktnē kopā ar neapmaksātajiem papīra rēķiniem. Ja jums nav piekļuves printerim, pierakstiet problēmu piezīmju grāmatiņā un ievietojiet piezīmjdatoru tajā pašā atvilktnē. Ar visām neatbilstībām jūs tiksiet galā vēlāk šajā procesā.

Pēc tam pārsūtiet katru e-pastu uz savu personīgo e-pasta adresi un nomainiet tēmas rindiņu, iekļaujot parādu, izpildes datumu un maksājamo summu. Piemēram, GA Gas, 2018.06.28., 78 ASV dolāri.

Katram mēnesim un gadam izveidojiet datora vai mākoņkrātuves e-pasta mapi. Varat to nosaukt par “Online Bills- [Month] 2019.”. Kad esat pārskatījis katru tiešsaistes rēķinu un pārsūtījis to sev, saglabājiet to jūsu izveidotajā ikmēneša mapē.

Ieplānojiet iknedēļas laiku rēķinu apmaksai

Katru nedēļu ieplānojiet 30 minūtes rēķinu apmaksai. Bloķējiet šo brīvo laiku savā kalendārā tāpat kā jebkuru citu tikšanos. Šis ir piemērots laiks arī tiešsaistes bankas konta precizitātes pārbaudei.

Dodieties uz rēķinu apmaksas staciju un izņemiet papīra rēķinus no maksājamās atvilktnes. Pēc tam piesakieties savā datorā un atveriet šī mēneša apmaksājamo mapi. Ja esat izcēlis kādus jautājumus vai neatbilstības, vispirms zvaniet uz šīm iestādēm.

Ja nevienu nevarat sasniegt, pievienojiet šo uzdevumu nākamās dienas uzdevumu sarakstam. Atzīmējiet sava konta numuru, klientu apkalpošanas tālruņa numuru un konkrēto jautājumu.

Samaksājiet savus rēķinus

Ja vēlaties efektīvi un efektīvi kārtot rēķinus, apsveriet rēķinu apmaksu tiešsaistē. Ir divi izplatīti tiešsaistes rēķinu apmaksas iespēju veidi:

• Rēķinu apmaksa tiešsaistē, ko piedāvā jūsu banka;
• Tiešsaistes rēķinu apmaksa, ko piedāvā jūsu pakalpojumu sniedzēji (tālruņu uzņēmums, hipotēku uzņēmums utt.).

Lai gan sākotnējā tiešsaistes rēķinu maksājumu iestatīšana var aizņemt ilgāku laiku, katru nākamo mēnesi ietaupīsit laiku, apmaksājot rēķinus tiešsaistē. Abos tiešsaistes rēķinu apmaksas scenārijos darījuma ietvaros jums tiks piešķirts apstiprinājuma numurs. Atzīmējiet šo informāciju vai nu pašā rēķinā, vai arī saglabājiet piezīmju grāmatiņā ikmēneša darījumu galveno sarakstu.

Ja jūs nemaksājat dažus vai visus rēķinus tiešsaistē, izrakstiet savu čeku, reģistrējiet darījumu čeku reģistrā, izmantojiet lielākajā daļā rēķinu un izrakstu norādīto atgriešanās aploksni un nospiediet aploksni. Noteikti ņemiet vērā pasta laiku savā procesā.

Lai gan jums nebūs apstiprinājuma numura, jums tomēr jāpieraksta darījums pašā rēķinā vai ikmēneša darījumu galvenajā sarakstā. Noteikti iekļaujiet arī savu čeka numuru.

Iesniedziet rēķina papīra kopijas

Katram mēnesim izveidojiet 10 "x 13" aploksni. Kad esat samaksājis rēķinus, ievietojiet papīra kopijas attiecīgā mēneša aploksnē kopā ar galveno darījumu sarakstu (kurā būs iekļauta arī informācija par elektroniski saņemtajiem rēķiniem). Ja kāds no šiem rēķiniem ir vajadzīgs nodokļu vajadzībām, izveidojiet kopiju un iesniedziet to ikgadējiem nodokļu dokumentiem.